Við undirbúning fyrir birtingu rannsóknargagna, þarf að huga að ýmsum þáttum til að tryggja að gögn séu aðgengileg, endurnýtanleg og í samræmi við lög og siðareglur. Skipta þar einkum máli, samþykki og persónuvernd. Tryggja þarf að upplýsingar séu ekki persónugreinanlegar, að þátttakendur veiti upplýst samþykki fyrir birtingu gagna og farið sé að höfundaréttarlögum. Háskóli Íslands hefur sett sér persónuverndarstefnu sem starfsfólki ber að fylgja. Við Háskólann er starfandi persónuverndarfulltrúi sem aðstoðar við úrlausn mála sem varða persónuvernd.
Hér verður farið yfir mikilvæg atriði sem vert er að hafa í huga en rannsakendum innan HÍ er einnig bent á gátlista í Uglu, um undirbúning, varðveislu og birtingar rannsóknargagna.
Fjölmargir aðilar eins og Evrópusambandið, alþjóðastofnanir, rannsóknasjóðir, háskólar og stjórnvöld hafa beitt sér fyrir að rannsóknargögn og niðurstöður rannsókna séu birt í opnum aðgangi.
Evrópusambandið (ESB) hefur verið í fararbroddi varðandi stefnu, innviði og kröfur sem miða að því að gera vísindi opnari og aðgengilegri fyrir alla.
UNESCO lítur á opin vísindi sem grundvallarþátt í sjálfbærri þróun, lýðræði og velferð. Stofnunin leggur áherslu á að rannsóknaniðurstöður og gögn séu opin, aðgengileg og nýtt til hagsbóta fyrir allt samfélagið, og hvetur til alþjóðlegrar samvinnu, gagnsæis og jöfnuðar í vísindum
Plan S var sett á laggirnar 2021 af cOAlition S sem er alþjóðlegt bandalag rannsóknastyrktaraðila og rannsóknasjóða, í því skyni að hraða yfirfærslu vísindaefnis yfir í opinn aðgang.
Gagnaáætlanir (Data management Plan/DMP)
Mikilvægt er að vanda vel til verka við gerð gagnaáætlunar og lýsigagna sem lýsa innihaldi, uppruna, aðferðafræði og þeim þáttum sem auðvelda notendum að finna og nýta gögnin. Tilgangurinn er að tryggja að rannsóknargögn séu varðveitt og meðhöndluð á ábyrgan, skipulagðan og endurnýtanlegan hátt í gegnum allt rannsóknarferlið og að því loknu. Mæta þarf kröfum útgefenda og gagnasafna um lýsigögn og skráartegundir og uppfylla kröfur styrktaraðila. Vel unnin lýsigögn geta aukið sýnileika og áhrif rannsókna.
- Íslenskar leiðbeiningar um frágang gagnaáætlana og lýsigagna er að finna á vef GAGNÍS, gagnaþjónustu félagsvísinda, sem tekur við íslenskum rannsóknagögnum til varðveislu og birtingar.
- DMPonline er leiðbeiningarvefur, rekinn af Digital Curation Centre (DCC) í Bretlandi sem er leiðandi aðili í stefnumótun og stuðningi við gagnaáætlanir. Á vefnum eru sniðmát og sýnishorn sem geta hjálpað til við að útbúa, deila og viðhalda gagnaáætlunum í samræmi við kröfur helstu styrktaraðila og stofnana. Margir evrópskir háskólar og rannsóknarstofnanir nota DMPonline sem auðveldar þeim að fylgja reglum um gagnastjórnun og opin vísindi.
- Almennar leiðbeiningar OpenAIRE um hvað gagnaáætlanir eiga að innihalda og hvernig á að skipuleggja þær.
- Argos er verkfæri á vegum OpenAIRE þar sem rannsakendum býðst að fylla út, deila, vista og uppfæra gagnaáætlanir (DMP). Argos tengist einnig EOSC (tengill).
Vistun gagna
Velja þarf viðurkennt gagnasafn sem styrktaraðilar hafa samþykkt og tryggir öryggi, langtímavarðveislu og aðgang. GAGNÍS er íslensk gagnaþjónusta og varðveislusafn staðsett á Félagsvísindastofnun Háskóla Íslands og Evrópusambandið býður afnot af varðveislusafninu Zenodo, svo dæmi sé tekið. Einnig getur verið gott að miða við hvar aðrir í sömu fræðigrein vista sín gögn.
- GAGNÍS er opinber þjónustuaðili Samtaka evrópskra gagnavarðveislusafna í félagsvísindum(CESSDA ERIC) á Íslandi. GAGNÍS er samstarfsverkefni íslenskra háskóla og tekur við rannsóknargögnum til birtingar í opnum aðgangi, án endurgjalds og samkvæmt alþjóðlegum gæðaviðmiðum. GAGNÍS veitir ráðgjöf um frágang, skráningu og endurnýtingu gagna og notar Dataverse gagnagrunnskerfi til að hýsa gögnin.
- Zenodo er öflugt varðveislusafn og hluti af OpenAIRE verkefninu. Safnið er öllum opið og ekki gerðar kröfur um að verkefni tengist Evrópusambandsstyrkjum. Zenodo varðveitir og miðlar vísindalegum gögnum og afurðum á öllum fræðasviðum, þ.m.t. rannsóknargögnum, greinum, hugbúnaði og öðru rannsóknartengdu efni. Allt efni er í opnum aðgangi og fær DOI auðkenni.
Aðgangur/notkun
FAIR viðmiðum (Findable – Accessible – Introperable – Reusable) er ætlað að tryggja að auðvelt sé að finna og nálgast gögn, að þau séu gagnvirk og hægt að endurnýta. Viðmiðin gera ráð fyrir að gögn séu „eins opin og mögulegt er en eins lokuð og nauðsynlegt er“ sem gefur ákveðinn sveigjanleika varðandi viðkvæmt efni. Gögn geta talist FAIR án þess að vera opin án takmarkana, en lýsigögn verða að vera opin.
FAIR viðmiðin um notkun vísindagagna gera ráð fyrir að rannsóknargögn og afurðir sem styrktar hafa verið með opinberum fjárstuðningi eigi að vera öllum aðgengileg til að tryggja sem bestu notkun. FairSharing.org er fræðslusvefur sem veitir yfirsýn yfir staðla, gagnagrunna og stefnur sem snúa að meðhöndlun, miðlun og varðveislu rannsóknargagna og er einkum ætlað að styðja við FAIR viðmiðin.
Notkunarskilmálar
Varðandi vistun gagna er nauðsynlegt að skilgreina leyfi og notkunarskilmála sem segja til um hvernig nota má gögn, hvort sem þau eru alveg opin, að hluta til eða lokuð. Velja þarf afnotaleyfi sem hæfir gögnum hverju sinni og kanna einnig kröfur varðveislusafna þar að lútandi. Mikilvægt er að merkja afnotaleyfi með þekktum og skilgreindum notkunarleyfum eins og Creative Commons.
Leiðbeiningar um afnotaleyfi frá Creative commons fyrir fræðilega útgáfu og fræðsluefni er bæklingur á íslensku um CC afnotaleyfi.